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説明会の無断キャンセルを少なくする方法はありますか?集める/広報する

Q

説明会の無断キャンセルを少なくする方法はありますか?


弊社ではサイト上で説明会やセミナーの募集を行っています。ある程度の応募が集まっていても、当日に何の連絡も無くキャンセルをする学生が少なからずおり、頭を悩ませております。


もちろん学生も多くの説明会等に参加せねばならず大変だとは思うのですが、そうした中でも、説明会の無断キャンセルを出来る限り少なくする方法があれば、教えていただければと思います。


( 情報サービス業/従業員規模 300~500人未満/採用業務経験 1~2年 )

Q
無断キャンセルを一発で解決できる方法はありません。
合わせ技で対処しましょう。


ご相談の説明会無断キャンセルは、全国どこの企業でも新卒採用担当者の悩みの種です。
この傾向は何十年も変化は無く、悲しいかなどの時代でも 「学生はそんなもの」ということなのかも知れません(自分自身を振り返ってみてもそんな気がします)。

これだけ強固な傾向ですので、何か一つものすごい方法を使えば解決できる……というような絶対的な方法は、残念ながらありません。
しかし、少しでも無断キャンセルを減らす策は複数ありますので、以下に述べるような方法を、出来る限りお試しいただければと思います。


1. 前日の出席確認
説明会や選考会などの前日に出席確認の連絡を入れるのは基本中の基本です。
それもできればメールでは無く、電話を掛けたほうが効果的です。
電話で「明日ご出席よろしくお願いします」 とお話できれば、キャンセル率は下がります (もちろん、それでも無断キャンセルをする猛者はいます)。
そして、電話が通じなかった方にはリマインドメールを送っておきます。
メールは、例えば『リクナビ』の機能を使って個人名を本文に挿入するなどして、「一斉メール」には見えない「個人的な連絡」に見えるものにしたほうが心理的にも (多少ですが) キャンセルしづらくなります。

2. 「友連れ」 の依頼
無断キャンセルがあまり防げないとした場合、逆に 「無断出席」 つまり「飛び入り出席」をその穴埋めとする方法もあります。
1. で出席確認をする際に、「もしよろしければ、飛び入りで構いませんので、ぜひご友人もお誘いの上お越しください」と一言依頼をしておくのです。
そうすることで、人数的にも補填になりますし、実は質的にも向上する可能性があります。
なぜなら、自ら行く気満々で来る人よりも、「ついでに来る」 余裕のある人 (すなわち他社からも引く手あまたな学生である可能性有り) のほうが、意外に優秀な学生である場合も少なくないからです。

3. 会場を学校近くに
いくら都心に格好良いオフィスがあったとしても、学生にはあまり関係がありません。
学生にとっては、自分の大学や住んでいる所に近いかどうかが重要ですし、会社説明会は必ず自社内のセミナールームでやらねばならない、というようなこともありません。
そのため、キャンセル率があまりに多いということであれば、ターゲットとする学校のそばの会場を借りて、そこに学生を呼び込むことで、キャンセル率が下がります。

4. 交通費支給
参加者には交通費を支給するというのもキャンセル率を下げるためには有効です。
ただし、実費で支払うのはオペレーションが大変ですので、例えばQUOカードを一律で配布するなどで対応すると手間が掛からず、良いでしょう。
交通費以外にも、自社の事業の特徴を生かした特典 (例えば飲食業界であれば、無料チケット等)や、自社事業と関係が無くても何らかのメリットがある「お土産」を渡すことでも、同様の効果があります。

5. 開催時期の調整
多くの企業が会社説明会を実施している時期(日程・時間帯)に同じように説明会を開催をすれば、当然競合するため、キャンセル率が高まります。
通常、多くの企業は平日昼間に実施しますので、例えば、土日や夜の開催などを検討してみるのも手です。
昨今、採用時期が流動的で、一概にこの時期が山というものが無くなってきてはいますが、これまでのトレンドから考えて、年に数回山が発生します。
その時期を避けて自社の説明会や選考会のスケジュールを設定することで、他社に負けてキャンセルされるということが減ります。

6. 予約時期の調整
説明会の予約開始を何日前からとするかも重要なファクターです。
例えば極端な話、2カ月前から予約を受け付けるなどした場合、2カ月後のキャンセル率は高くなることが容易に想像されます。
なぜなら、誰も本当は2カ月後のことなど完全には約束できないからです。
他に優先順位の高い予定が入ったら、すぐキャンセルにつながってしまうでしょう。
したがって、実施と予約までの間は、時期にもよりますが、2~3週間程度が一般的にはよいといわれています。

7. 予約人数の調整
以上のような工夫を行っても、無断キャンセルは完全には避けられないものです。
しかも、「大数の法則」では無いですが、キャンセル率は多くの企業で一定であることが多いです。
ですから、最初から一定のキャンセル数は見込んでおいて、その分だけ多めに予約を受け付けるということも検討してみてください。
ただし、想定よりもキャンセルが少なく、席が無くなってしまう可能性も考えられますので、念のため予備の部屋やイスの確保などの準備はしておくとよいでしょう。

8. 説明会をやらない
それでもダメな場合、私は、会社説明会というものを「やらない」という選択肢もあると思います。
この方法は、代わりに会社説明をWEB上にて動画で流したり、採用ホームページを充実させたりすることで、本来は説明会で得る情報を別の方法で得られるようにしておき、「選考会」から始めてしまうというものです。
学生からすると、説明会よりも選考会の方がキャンセルしにくい雰囲気があるので効果的な方法の一つかと思います(「自分のために誰かが待っている感」 があるため)。
中途採用などでは説明会をしない会社がほとんどですし、新卒採用でも、必ずやらなくてはならないというものではありません。 実際に、大規模な説明会を一切やらないという会社はいくらでもあります。
その際は、面接等の選考会の際に冒頭10分~15分程度で会社説明を行うなどしている場合が多いです。


以上、さまざまな対処方法を述べてみました。
各企業様によって制約条件はいろいろにあることをお察ししますが、今回ご紹介した方法を、少しでもお試しいただけましたら幸いです。
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