新卒向け説明会の開催準備と告知集める/広報する

会社説明会の目的と開催の手順

１．会社説明会の目的とメリット

会社説明会の目的は、自社についてより詳しく、正しく理解してもらうことにより、「求める人材像」に近い人材の応募を促進することにあります。採用ホームページや就職サイト上の情報とは異なり、企業と学生とが直接の接点をもつ機会となるため、ここで自社に対する理解や興味を深め、働くイメージをもってもらえれば、学生との距離がぐっと縮まることになります。自社の志望度を上げてもらうためには、ただ企業情報を説明するのではなく、人材にかける期待や採用に対する熱意を知ってもらうことも大切です。

また、学生との接点をもつための他の方法としては、OB・OG訪問やリクルーター、小規模の社員交流会などが考えられますが、それらの手法と比べた場合、会社説明会は一度に多くの応募者に対して情報提供ができるというメリットがあります。この機会をうまく活用し、学生の自社への理解を深めてもらいましょう。

２．開催までの手順とポイント

1. 日程の決定	説明会の日程を決める際には、大学の授業に配慮し、できる限り夕方や土日に設定するとよいでしょう。また、説明会を複数回開催する場合は、曜日を変えることで、参加者の取りこぼしを防ぐことができます。
2. 会場の選定	就職活動中の学生は、1日に複数の企業の説明会に出向くことも頻繁にあります。そのため、説明会の会場が遠方にあると、参加をためらったり、当日にキャンセルされてしまったりすることになります。説明会の会場には、できるだけ交通の便のよいところを選ぶことが大切です。会社所在地のアクセスがよい場合は、自社の会議室なども良いでしょう。実際の会社の雰囲気を学生に体感してもらえるというメリットもあります。ホテルや貸し会議室を利用する場合は、設備や雰囲気などが良く、自社の企業イメージを高められるところを選ぶとよいでしょう。ただし、人気の高い会議室などは数ヶ月前から埋まっているケースがありますので、早めの予約が必要です。
3. 告知	エントリーをしてくれた学生に対して告知を行うとともに、自社のターゲットとなる学生に対してＤＭ（ＷＥＢや郵送）を送るなどして、説明会の集客を行います。告知には、以下のような内容を盛り込みましょう。・当日の受付開始時間とプログラムの開始時間および終了時間・プログラム内容（その説明会でどのような話が聞けるのか）・説明会での選考の有無・必要な持ち物・講師のプロフィールや説明会にかける意気込み
4. 講師の依頼	会社説明会では、自社の人事や経営者、現場のエース社員などが講師を務めることが一般的ですが、学生の動員数を増やすことを狙って、外部の講師を招くという方法もあります。評論家や文化人、自社をよく知っている取引先企業の代表者など、客観的な立場から自社の魅力を伝えられる人物に依頼するとよいでしょう。ただし、会社説明会の目的はあくまで自社について知ってもらうことですので、講演内容は話者任せにせず、開催者が主体となってきちんと練り上げることが大切です。また、話者のもつ雰囲気や態度は、そのまま説明会全体の印象に強く影響するため、講師の選定は慎重に行う必要があります。
5. スタッフの手配	説明会当日の運営の流れや役割を決め、各担当者に連絡します。プログラムとあわせて、スタッフの配置表を作成しておくことが重要です。説明会の開催規模や人手の有無によっては、アルバイトを手配したり、専門のイベント会社に運営自体を依頼したりすることも検討するとよいでしょう。
6. 資料や備品の準備	会社案内やアンケート用紙などの配布資料や、説明会で使用する備品（パソコン・プロジェクター・ビデオなど）を用意します。業態によっては、製品サンプルなどを配るのもよいでしょう。また、運営スタッフのためのバッジや腕章、インカム、筆記用具、出席者リストなども必要になります。このほか、参加者が会場で迷わないよう、出入り口に誘導したりトイレの場所を示すための張り紙や看板なども用意しましょう。
7. 出席者へのリマインドと出席確認	説明会への参加表明をしている応募者に対し、開催日の3日前から前日にかけて電話やメールでリマインドを行い、出席確認を行いましょう。