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新卒採用の応募受付ポイント集める/広報する

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採用活動の第一歩は、学生からの応募を受け付けることから始まります。応募受付にあたっては、電話やメール、対応マニュアルなど、応募や問い合わせを受ける体制を事前に整えておくことが必要です。また、応募者に連絡する際には、迅速な対応を心がけたり、メール文面を工夫したりすることによって、自社への好感度を高め、確実に次のステップに進んでもらうことが大切です。

1.応募受付の事前準備

・専用メールアドレスの取得

昨今では、採用活動の初期段階における学生とのコミュニケーションは、メールやインターネットを通じて行うことが主流です。応募を受け付ける前に、新卒採用の専用メールアドレスを取得しておきましょう。

 

・電話受付の準備

電話で問い合わせを受け付ける場合、学生の授業の時間などを考慮し、日中以外の時間帯でも対応できるようにすることがポイントです。受付時間を夕方以降にまで拡大したり、夜間は留守番電話で対応したりするなど、学生の利便性に配慮することが、応募者の拡大につながります。なお、電話受付を行う場合には、フリーダイヤルを設定することが望ましいでしょう。

 

・問い合わせ対応マニュアルの作成

応募者からの問い合わせに備え、企業情報や採用の流れといった基本的な質問に関しては、事前に対応マニュアルを作成しておくとよいでしょう。問い合わせへのスムースな対応は、応募者に安心感を与え、自社への好感度も高めることにもつながります。

また、採用の人的パワーが少なく、問い合わせにあまり応じられない場合には、FAQ(よくある質問集)を採用ホームページや送付物に載せたり、「質問は説明会にてまとめて受け付けます」といった趣旨の断りを記載したりするなどして、直接の問い合わせを減らす工夫も必要です。

 

2.応募者に連絡する際のポイント

 

・迅速な連絡

応募や問い合わせなど学生からのアクションに対しては、可能な限り早く連絡することが重要です。時間がたってしまうと、応募者が不安を抱いたり、企業や採用担当者の誠意が疑われたりして、せっかく自社に興味をもってくれた望ましい人材を逃してしまう結果にもなりかねません。応募があったらすぐさま、説明会など次のステップに関する連絡をすることが望ましいですが、次のステップが細かく決まっていない場合でも、応募を受け付けた旨の連絡は最低限しておきましょう。

 

・メール文面の工夫

メールやインターネットを通じて連絡を行う場合、その文面を工夫することにより、応募者の自社に対する好感度を高めたり、他社との差別化を図ったりすることができます。応募のあった学生に連絡する場合には、次のようなポイントに気を付けるとよいでしょう。

 

・メールの差出人がきちんと名乗ることで、礼儀を示すとともに、採用担当者に対する親近感を醸成する

・今後のスケジュールを記載することで、応募者に安心感を与える

・今後も複数のメッセージを配信する予定であれば、あらかじめその旨を明記することで、次への期待感をもたせる

・就職活動を頑張っている学生に向けての応援メッセージを添える

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