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現場社員に積極的かつ責任感を持って協力してもらうには?準備する/採用計画

Q

現場社員の協力を得ながら採用活動を行っています。より積極的かつ責任感を持って協力してもらうにはどうすればよいでしょうか?


当社は人事スタッフの数が少ないため、新卒採用については実質2名ほどで回している状況です。そのため、現場社員の協力が不可欠なのですが、なかなか思うようにいきません。

といっても、まったく協力してくれないということではなく、説明会にしても面接にしても、自分の業務を調整し、こちらがお願いしている範囲で協力してくれてはいます。しかし、どうも「当事者意識」が薄いのではないかと感じることがあります。

もちろん、明らかに自分の業務外のことなので、あまりモチベーションが上がらないのは仕方がないとは思うのですが、もう少し積極的に採用に関与してもらうためにはどうしたらよいでしょうか?

( 不動産管理業/従業員規模 50~100人未満/採用業務経験 1~2年 )

Q
業務と認識される環境を整え、しっかりと期待を伝えましょう。

私も採用担当者をしていたとき、現場社員の協力を取り付けることにとても苦労した覚えがあります。
さまざまな方向からのアプローチが考えられるところですが、中でも比較的容易に実施できて、効果が高かった対策を3つご紹介したいと思います。


1. トップからメッセージを発信してもらう

トップからのメッセージは、現場を巻き込むことに大きな効果を発揮します。

私は人事から現場の組織に水平的に協力依頼を出すのではなく、いったんトップを通して、垂直的に依頼をしていました。

具体的にいうと、その年の採用活動が始まる直前、トップから関係者に 「今年もこれから採用活動が始まりますが、自社の将来の繁栄のためによい人材を採ることは絶対条件です。人材獲得競争が厳しい環境ですが、全社一丸となって臨みますので、人事から依頼があった際には積極的に協力してください!」 という内容のメッセージを発信してもらうのです。

よい人材の獲得に、重きを置かないトップはいないと思います。

その一通のメッセージが、採用活動を成功させるために必要なのだとしっかりと説明すれば、必ず協力を取り付けることができると思います。


2. 業務であることを明示し、安心して協力してもらう

質問者の方も、「明らかに自分の業務外のこと」 という表現をされていますが、それでは仕事に身が入らなくても致し方ないかもしれません。
本人も、本来の業務を差し置いて他部署の手伝いに行ってしまうことに、同じ部署の仲間に対して肩身の狭い思いをしているのではないでしょうか。

就業時間内に行い、もちろん賃金が発生するのですから、採用の支援も立派な業務であることに違いありません。
「採用活動の支援は業務である」 と上司や同僚にしっかりと認識してもらえれば、協力社員も活動しやすくなるはずです。

それには、年初や期初に協力社員が上司と業務計画を立てる際に、「人事部が行う採用活動の支援」という項目を記しておいてもらえるよう、あらかじめ人事から現場に伝えておくとよいでしょう。

協力社員に適切に報いるには、評価につながる業務としてきちんと認識されるように、環境を整えてあげることが大切なのです。

1で紹介したトップからのメッセージが発信されていれば、2も実現しやすくなるので、併せて実施するとよいでしょう。


3. きちんと期待し、その期待を伝える

負担をかけないようにと、 「何も準備はいりません。時間も1時間だけで、絶対それ以上は拘束しません。お忙しい中、本当に申し訳ありません。」 などと、へりくだり過ぎてはいないでしょうか?

毎年新たに入社してくる人材に、自社の将来が託されているといっても過言ではありません。
その人材獲得を左右する仕事は、会社としても最重要ミッションのひとつに他ならないはずです。

では、なぜ、その大事なミッションをその社員に託すのでしょうか?
その答えは、その社員が社内外から信頼され活躍しているからでしょう。

なぜ、他の社員ではなく、あなたに協力を仰ぎたいのか。そこで期待していることは何なのか。それがどのような価値をこの会社にもたらすのか。マネジメント層がどれだけ期待をかけているか。
ミッションの重要性をしっかりと説明し、協力社員として選ばれた理由、こちらが期待していることを熱く伝えてください。


また、採用活動に協力する過程において、社員はきっと自身の仕事やキャリアを振り返ることになるはずです。
この過程は、自分自身にとっての今後のキャリア形成によい影響を与え、他の誰のためでもなく、自分にとっての充実した時間になるに違いありません。

業務から副次的に得られることですが、そういったことを伝えてみることも価値があると思います。
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