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内定辞退が多発していますが、辞退者を見込んだ内定出しもできません。どうすれば?動機づける/内定フォロー

Q

内定辞退が多発していますが、辞退者を見込んだ内定出しもできません。何かよい内定辞退防止策はあるでしょうか?


当社では毎年、一般事務職1名、営業職3~5名という採用計画をもとに、採用活動をおこなっています。今年度は約6倍の学生から応募があり、学生の質も良いと感じました。

しかしながら、採用予定人数が数名と限られているため、昨年の内定者より優秀と思われる方も不採用とし、最終面接まで人数を絞ってきました。

そんな折に、最終面接前や最終面接後(内定出し後)の辞退が多発しました。
特に、一般事務職においては採用枠に余裕がないため、辞退者を見込んで採用計画以上の内定を出すわけにもいかず、解決策が見いだせずにいます。
当社のように内定辞退を想定した採用ができない場合、何かよい対応策はあるのでしょうか?よいアドバイスをお願いいたします。

( 建設業、卸業、製造業等/従業員規模 100~300人未満/採用業務経験 3~5年 )

Q
辞退者が出る前提の施策と出さないための施策の二刀流を実現しましょう。

●辞退者は出る前提で、手詰まりにしないこと

私も採用担当者時代、入社式で新入社員の顔を見るまで気持ちが落ち着かなかったことを思い出します。
その職種で一人しかいない入社者だったら、その心配はさらに大きなものだとお察しします。

自社の選考が続いている間は、合格者を一人出しても(その職種の採用予定が一人だから)終了というようには考えず、時期をずらして合格候補者を数名確保し、選考の返事を返す期限ギリギリまでキープする方法も考えられますが、いつまでもその状態を続けるわけにはいきません。

そこで選考時期終了後は、辞退者が出たタイミングで実施可能な採用チャネルを複数準備しておくことが必要になります。

公務員を志望していた人や留学帰国者向けの採用、秋採用の実施、採用実績のある大学への定期訪問、紹介キャンペーンなどが考えられます。
大手企業、人気企業が真似できないゲリラ的な施策も可能ですし、ワークロードや費用の面でさまざまな工夫をすることもできると思います。

それらによって、概ねどの時期にも採用活動を行う用意がある状態となり、必要がなければそれらのチャネルは開かない(実施しない)といった運用が可能になります。

このように、必要なタイミングで実施できる採用チャネルを用意しておくことで、手詰まりを防ぎつつリスク分散することが可能になります。


●辞退者を出さないように、少人数採用の利点を活かしきること

一方で、内定者本人との信頼関係をどこまで強固に構築できるかが、少人数採用を成功させる重要な要素になります。

現在の採用活動の一般的なモデル(ナビ登録→セミナー誘導→数回の選考→内定)は、多数の応募者を効率よく捌くには効果的ですが、これだけでは内定辞退を防ぐために最も大切な関係構築の視点は入っていないことを意識しましょう。

関係構築のために最も必要な作業は対話(ダイアログ)です。
応募者から内定者へと立場が遷移するすべての過程で、一人ひとりと意識的に対話をしてください。


実はここに、少人数採用の有利さを発揮できるポイントがあります。

応募者一人ひとりと十分な対話の時間を用意できるからです。
翻っていうならば、応募者、内定者との対話量が他のどの会社よりも多いことが、自社の戦うべきポイントだと認識してください。

応募者はたとえ内定を獲得しても、少人数、ましてや同じ職種の採用が自分ひとりしかいない企業に決めることは、正直、最後まで不安があるはずです。
親やゼミの教授、友人などいろいろな人に相談するでしょうし、それらの人々が必ずしも賛成してくれるとは思えません。

そのような際にも、本人が「自分はどうしてこの企業でいいと胸を張っていえるのか」という問いに、明確な答えを持っていたら辞退は起きないはずです。
その理由をつくる作業を応募者、内定者任せにせず、常にこちらから対話を持ち掛け、相談に乗り、支援してください。


また、少人数の(たった一人の)内定者であれば、その分大切にしている姿勢を前面に出しましょう。

例えば、内定時期に何人の社員がその内定者の名前を覚えて、親しみを感じ、声をかけているでしょうか?
社員全員が内定者と仲良くなってもよいのです。どの職場に配属するかが分かっているならば、職場の飲み会にゲストとして呼んでもよいでしょう。

入社前に関係構築ができていれば、本人のいろいろな不安も減らすことができるはずです。

他社ではしてもらえないような仲間としての歓迎を示し、単なるオペレーションから成る採用活動ではなく、心からの関係構築から成る採用活動を目指していくことが大切だと思います。


なお、拙コラム『「内定辞退を防ぐ、7つのコミュニケーション」―競合に勝つために行うコミュニケーション施策とは―』もご参考にしていただければ幸いです。
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